Tienes ventas registradas y facturas emitidas, pero el dinero no está en el banco cuando lo necesitas. La cartera vencida no solo es dinero que falta: es tiempo de tu equipo persiguiendo pagos y decisiones que se posponen porque no sabes con cuánto cuentas.
Este artículo se enfoca en sanear la cartera que ya tienes. Si buscas cómo armar los recordatorios automáticos, revisa nuestra guía de automatización de cobranza.
Paso 1: haz el diagnóstico
Arma un reporte de antigüedad de saldos con cuatro grupos:
- 0 a 30 días
- 31 a 60 días
- 61 a 90 días
- Más de 91 días
Para cada cliente anota el saldo vencido y la factura más antigua. Ese reporte te dice dónde está el problema.
Paso 2: limpia antes de cobrar
Antes de llamar a nadie, confirma que la cartera es real:
- Concilia el banco: puede haber pagos que entraron y no se aplicaron.
- Revisa diferencias: facturas con error, notas de crédito pendientes o entregas incompletas que el cliente está esperando que resuelvas.
Cobrarle a un cliente que ya pagó, o que tiene una queja abierta, daña la relación.
Paso 3: prioriza
Ordena a los clientes por dos criterios: monto vencido y antigüedad. Empieza por los saldos grandes y viejos. Los saldos pequeños y recientes muchas veces se resuelven con un recordatorio.
Paso 4: contacta con un objetivo claro
Para cada cliente prioritario:
- Llama la persona que tiene la relación, no alguien que el cliente no conoce.
- Confirma que tiene la factura y que no hay diferencias.
- Acuerda una fecha de pago concreta.
- Envía por escrito lo acordado, con la liga o los datos para pagar.
- Da seguimiento el día acordado.
Si el cliente no puede pagar todo, un plan de pagos parciales es mejor que nada.
Paso 5: evita que vuelva a pasar
- Condiciones claras desde la venta: días de crédito por escrito.
- Recordatorios antes del vencimiento, no solo después.
- Facilidad para pagar: liga de pago con el monto.
- Reglas para clientes con atraso: a partir de cuándo se pide pago anticipado o se pausa el crédito.
- Revisión semanal del reporte de antigüedad de saldos.
Paso 6: decide qué hacer con lo incobrable
Hay saldos que, después de todo el esfuerzo, no se van a recuperar. Habla con tu contador sobre su tratamiento fiscal y contable, y con tu abogado si conviene una vía legal. Mantenerlos en la cartera solo distorsiona tus números.
Cómo te ayuda Actiun
- Reporte de antigüedad de saldos por cliente, de vigente a más de 91 días.
- Conciliación bancaria para confirmar qué ya se pagó, incluso pagos parciales.
- Recordatorios automáticos por correo y liga de pago por factura.
- Tareas para asignar el seguimiento de cada cliente a una persona, con fecha y prioridad.
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