Cada mes pasa lo mismo: alguien descarga el estado de cuenta, abre el archivo de facturas y empieza a buscar qué depósito corresponde a qué cliente. Un SPEI con una referencia incompleta, un cliente que pagó dos facturas en un solo depósito, otro que pagó de menos. Al final del día todavía quedan movimientos sin identificar.
Qué es la conciliación bancaria
Es comparar los movimientos de tu banco contra tus registros (facturas emitidas, pagos a proveedores, gastos) para confirmar que coinciden. Sirve para saber:
- Qué facturas ya te pagaron de verdad.
- Qué depósitos no sabes de dónde vienen.
- Qué cargos del banco no tienes registrados.
- Cuál es tu saldo real.
Por qué hacerla a mano es un problema
- Se hace tarde: muchas veces al cierre de mes, cuando ya es difícil recordar a qué corresponde cada movimiento.
- Se equivoca fácil: montos parecidos, referencias incompletas o pagos agrupados.
- Deja la cartera desactualizada: si un pago no se concilia, la factura sigue apareciendo como pendiente y se le puede cobrar a quien ya pagó.
- Retrasa lo fiscal: en facturas PPD, el complemento de pago depende de identificar el pago a tiempo.
Cómo se ve una conciliación automática
- Los movimientos llegan solos: conectas o registras tus cuentas y los depósitos entran al sistema con concepto, monto y fecha.
- El sistema propone el match: sugiere con qué factura encaja cada depósito según monto, cliente y referencia.
- Tu equipo confirma: revisa la sugerencia y la acepta o la ajusta. Los casos especiales se concilian a mano.
- La cartera se actualiza: al confirmar, la factura queda pagada y el movimiento queda ligado.
La decisión final sigue siendo de una persona. Lo que cambia es que ya no tiene que buscar cada movimiento desde cero.
Casos que conviene resolver bien
- Pagos parciales: el depósito no cubre toda la factura y el saldo debe quedar abierto.
- Un depósito para varias facturas: el cliente pagó varias en una sola transferencia.
- Depósitos de terceros: pagó otra empresa a nombre de tu cliente.
- Varias cuentas bancarias: conviene verlas todas en una misma cola.
Cada cuánto conciliar
Mientras más seguido, mejor. Conciliar cada semana, o cada día si tienes muchos movimientos, evita que se acumulen y mantiene la cobranza y el flujo al día.
Cómo te ayuda Actiun
- Trae los movimientos de tus cuentas y los pone en una sola cola de conciliación.
- Propone qué depósito corresponde a qué factura; tu equipo confirma o ajusta.
- Maneja pagos parciales y conciliación manual para casos especiales.
- El Agente de conciliación prepara el match y el complemento de pago CFDI para facturas PPD, y una persona de tu equipo confirma antes de cerrarlo.
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