Los estatus de las facturas te indican en qué etapa del proceso se encuentra cada documento. Entender estos estados te ayudará a gestionar mejor tu facturación y dar seguimiento efectivo a tus documentos fiscales.
📊 Estados de las Facturas
Cada factura en Actiun puede tener uno de los siguientes estados. Te explicamos cada uno en detalle:
📝 Borrador
🔘 Estado: Borrador
📋 Significado: La factura está creada pero NO ha sido timbrada ante el SAT.
✏️ Qué puedes hacer:
- Editar cualquier información (cliente, productos, montos, etc.)
- Eliminar la factura si ya no la necesitas
- Guardar cambios sin límite
- Timbrarla cuando esté lista
�� Tip: Usa borradores para preparar facturas que enviarás después o que necesitan revisión.
⏳ Timbrando
🔘 Estado: Timbrando
📋 Significado: La factura se está enviando al SAT para obtener el timbre digital (UUID).
⏱️ Duración: Este estado es temporal, generalmente dura solo unos segundos
🔄 Qué sucede:
- El sistema envía el XML al PAC (Proveedor Autorizado de Certificación)
- El PAC valida la información contra el SAT
- Si todo es correcto, el SAT asigna un UUID (timbre digital)
- La factura pasa automáticamente a estado "Timbrada"
⚠️ Importante: NO cierres la ventana ni el navegador mientras la factura está timbrando.
✅ Timbrada / Abierta
�� Estado: Timbrada
📋 Significado: La factura fue timbrada exitosamente por el SAT y tiene un UUID válido.
✅ Características:
- Tiene un UUID (Folio Fiscal) único e irrepetible
- Es fiscalmente válida y legal
- NO puede ser editada (solo cancelada)
- Puede ser verificada en el portal del SAT
- Incluye el código QR para validación rápida
📄 Qué puedes hacer:
- Descargar el PDF y XML
- Enviar por correo al cliente
- Registrar pagos
- Cancelarla (si es necesario)
- Verificar su validez en el SAT
💡 Tip: Una vez timbrada, guarda el PDF y XML como respaldo local.
📧 Enviada
🔘 Estado: Enviada
📋 Significado: La factura fue timbrada Y enviada por correo electrónico al cliente.
📬 Detalles del envío:
- El cliente recibió un correo con el PDF y XML adjuntos
- Puedes ver la fecha y hora del último envío
- El historial muestra todos los envíos realizados
- Puedes reenviar la factura las veces que necesites
💡 Tip: Este estado no afecta la validez fiscal. Puedes enviar una factura múltiples veces.
💰 Pagada
🔘 Estado: Pagada
📋 Significado: La factura está timbrada y tiene registrados pagos que cubren el 100% del monto total.
💵 Información de pagos:
- Puedes ver todos los pagos aplicados
- Fecha de cada pago
- Método de pago utilizado (efectivo, transferencia, etc.)
- Cuenta bancaria donde se depositó (si aplica)
📄 Qué puedes hacer:
- Ver el detalle completo de pagos
- Generar complemento de pago si es necesario
- Descargar reporte de pagos
- La factura ya no aparece en cuentas por cobrar
💡 Tip: Puedes filtrar tus facturas por "Pagadas" para ver solo las que ya cobraste.
💸 Parcialmente Pagada
🔘 Estado: Parcialmente Pagada
📋 Significado: La factura tiene algunos pagos registrados pero NO cubren el 100% del total.
💰 Información visible:
- Monto total: $10,000
- Monto pagado: $3,000
- Saldo pendiente: $7,000
- Puedes ver el detalle de cada abono
📄 Qué puedes hacer:
- Registrar pagos adicionales
- Ver historial de pagos parciales
- Enviar recordatorios de saldo pendiente
- Generar complementos de pago para cada abono
💡 Tip: Útil para facturas a crédito o con pagos en parcialidades (PPD).
⏰ Vencida
🔘 Estado: Vencida
📋 Significado: La factura tiene una fecha de vencimiento que ya pasó y NO está pagada completamente.
📅 Cálculo de vencimiento:
- Se basa en la fecha de vencimiento configurada al crear la factura
- O en los días de crédito del cliente
- El sistema calcula automáticamente la antigüedad
⚠️ Acciones recomendadas:
- Contactar al cliente: Enviar recordatorio de pago
- Revisar cuentas por cobrar: Analizar antigüedad de saldos
- Gestión de cobranza: Seguimiento activo
- Evaluar crédito: Considerar si otorgas más crédito
💡 Tip: Usa el reporte de "Facturas Vencidas" para hacer seguimiento de cobranza.
❌ Cancelada
🔘 Estado: Cancelada
📋 Significado: La factura fue cancelada formalmente ante el SAT. Ya NO tiene validez fiscal.
❌ Características:
- El UUID ya no es válido
- Aparece como cancelada en el portal del SAT
- NO puede revertirse la cancelación
- Se conserva en el historial con estado "Cancelada"
- El folio NO puede reutilizarse
📄 Razones comunes de cancelación:
- Error en los datos del cliente (RFC, nombre, etc.)
- Error en montos o productos
- El cliente no aceptó la factura
- Necesitas refacturar con información correcta
🔄 Qué hacer después:
- Si fue un error, crea una nueva factura con los datos correctos
- Si necesitas reemplazarla, usa "Refacturar" si está disponible
- El nuevo folio será diferente
⚠️ Importante: La cancelación debe hacerse dentro del período permitido por el SAT (generalmente 72 horas, pero varía según el caso).
🔄 Pendiente de Cancelación
🔘 Estado: Pendiente Cancelación
📋 Significado: Se solicitó la cancelación pero está esperando autorización del receptor (cliente).
⏱️ Proceso:
- Solicitaste cancelar la factura
- El SAT notificó al receptor
- El receptor tiene 72 horas para aceptar o rechazar
- Si no responde en 72 horas, se cancela automáticamente
📧 Comunicación con cliente:
- Contacta a tu cliente para que acepte la cancelación
- El cliente debe ingresar al portal del SAT
- O usar el buzón tributario para aceptar
🎯 Flujo de Estados de una Factura
Una factura típica sigue este flujo:
📊 Ciclo de Vida de una Factura
🔍 Filtrar Facturas por Estado
Cómo usar los filtros de estado:
Paso 1: Ve a la lista de facturas
- Menú lateral → "Ingresos" → "Facturas de ventas"
Paso 2: Usa el filtro de estado
- En la parte superior, busca el filtro "Estado" o "Estatus"
- Haz clic para ver las opciones disponibles
- Selecciona el estado que deseas ver
Paso 3: Visualiza resultados filtrados
- La lista mostrará solo las facturas del estado seleccionado
- Puedes combinar con otros filtros (fecha, cliente, monto)
- Los totales se actualizan según el filtro
📊 Estados y Reportes
Reportes Útiles por Estado
- Borradores: Facturas pendientes de completar
- Timbradas sin enviar: Facturas que faltan entregar al cliente
- Enviadas sin pagar: Para seguimiento de cobranza
- Vencidas: Prioridad en cobranza
- Parcialmente pagadas: Seguimiento de abonos
💡 Tips para Gestión por Estados
- Revisa borradores regularmente: Completa o elimina facturas sin terminar
- Envía rápidamente: Las facturas timbradas deben enviarse al cliente pronto
- Registra pagos: Actualiza el estado cuando recibas pagos
- Monitorea vencidas: Usa alertas para facturas próximas a vencer
- Cancela con cuidado: Solo cancela cuando sea realmente necesario
- Usa filtros: Los filtros por estado te ayudan a organizarte mejor
🎯 Casos de Uso Comunes
Ver solo facturas sin enviar
- Ve a Facturas de ventas
- Filtra por estado "Timbrada" (que no estén en "Enviada")
- Envía las facturas pendientes a tus clientes
Ver facturas pendientes de cobro
- Ve a Facturas de ventas
- Usa el reporte de "Cuentas por Cobrar"
- Verás todas las facturas sin pagar o parcialmente pagadas
- Ordenadas por antigüedad
Revisar facturas del día
- Ve a Facturas de ventas
- Filtra por fecha "Hoy"
- Filtra por estado "Timbrada" o "Enviada"
- Revisa las facturas del día
⚠️ Notas Importantes
⚠️ Sobre la edición:
- Solo las facturas en estado "Borrador" pueden editarse
- Las facturas timbradas NO pueden modificarse
- Si necesitas corregir una timbrada, debes cancelarla y crear una nueva
💡 Sobre los pagos:
- Registra pagos manualmente cuando los recibas
- El estado se actualiza automáticamente a "Pagada" cuando se completa el monto
- Puedes registrar múltiples pagos parciales
- Cada pago queda registrado en el historial
📚 Guías relacionadas:
- ¿Cómo crear una factura? - Guía completa
- ¿Cómo cancelar una factura? - Proceso de cancelación
- ¿Cómo marcar como pagada? - Registro de pagos
- ¿Cómo buscar facturas? - Búsqueda y filtros
📧 ¿Necesitas ayuda? Contáctanos en soporte@actiun.com