Según la legislación fiscal mexicana, existe un período mínimo obligatorio para conservar tus comprobantes fiscales. El incumplimiento puede resultar en multas y problemas con el SAT.
📅 Período de Conservación Obligatorio
Tiempo Mínimo Legal
- 5 años mínimo: Debes conservar todas tus facturas por AL MENOS 5 años
- Desde la emisión: El conteo comienza desde la fecha en que se emitió cada factura
- Aplicable a: Tanto facturas emitidas como facturas recibidas
- Formato digital válido: Puedes conservarlas en formato electrónico
- Base legal: Establecido en el Código Fiscal de la Federación
Documentos que Debes Conservar
- ✅ Facturas emitidas a clientes (todas)
- ✅ Facturas recibidas de proveedores (todas)
- ✅ Notas de crédito (emitidas y recibidas)
- ✅ Complementos de pago
- ✅ Recibos de nómina
- ✅ Comprobantes de retenciones
- ✅ Facturas canceladas (también se conservan)
💾 Cómo Conservar tus Facturas
En Actiun (Automático)
✅ Conservación automática:
- Todas tus facturas se conservan automáticamente en Actiun
- Sin límite de tiempo (mientras tengas cuenta activa)
- Accesibles en cualquier momento
- Organizadas y búsquedas fáciles
- Con todos sus complementos y documentos relacionados
Respaldo Local (Recomendado)
- Descarga regular: Descarga tus facturas periódicamente
- Ambos formatos: Guarda tanto el PDF como el XML
- Organización: Organiza por año y mes en carpetas
- Múltiples ubicaciones: Guarda en computadora + nube + disco externo
- Nomenclatura clara: Usa nombres que identifiquen fácilmente cada archivo
📁 Descarga Masiva de Facturas
Paso 1: Accede a Facturas de Ventas
- Ve a Ingresos → Facturas de ventas
- Verás la lista de todas tus facturas
Paso 2: Filtra por período
- Usa el filtro de fechas para seleccionar un año completo
- O el período que deseas descargar
Paso 3: Selecciona las facturas
- Marca la casilla de selección en el encabezado para seleccionar todas
- O selecciona individualmente las que necesitas
Paso 4: Descarga masivamente
- Busca el botón "Descargar seleccionadas" o "Exportar"
- Elige el formato (PDF, XML o ambos)
- Se descargará un archivo ZIP con todas las facturas
⚠️ Consecuencias de No Conservar
❌ Si no conservas tus facturas por 5 años:
- Multas por incumplimiento fiscal
- Problemas en auditorías del SAT
- No podrás justificar gastos o ingresos
- Pérdida de deducciones fiscales
- Sanciones económicas significativas
💡 Mejores Prácticas
- Respaldo trimestral: Descarga respaldos cada 3 meses
- Respaldo anual: Al cierre de año, descarga todo el año fiscal
- Múltiples ubicaciones: No dependas de una sola ubicación
- Verifica integridad: Ocasionalmente verifica que los archivos se puedan abrir
- Organización clara: Sistema de carpetas por año/mes
- Incluye XMLs: Son igual de importantes que los PDFs
📚 Guías relacionadas:
- ¿Cómo descargar facturas? - Descarga individual
- ¿Cómo descargar reportes? - Descarga masiva
📧 ¿Necesitas ayuda? Contáctanos en soporte@actiun.com