Si vas a facturar por primera vez, o tu empresa está dejando el portal del SAT por un sistema propio, esta guía te explica qué necesitas y en qué orden.
Este artículo es informativo. Valida los casos particulares de tu empresa con tu contador.
Qué es un CFDI 4.0
El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica en México. La versión 4.0 es la vigente y pide más datos del cliente que la anterior. Un CFDI tiene validez cuando lo timbra un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) o el propio servicio del SAT. El timbre le asigna un folio fiscal (UUID).
Información oficial: sat.gob.mx
Antes de facturar: lo que necesitas
- RFC activo y tu régimen fiscal correcto.
- e.firma vigente, para tramitar el certificado de sello digital.
- Certificado de Sello Digital (CSD): es el que se usa para firmar las facturas. Se solicita al SAT.
- Un medio para timbrar: el servicio gratuito del SAT o un sistema de facturación que trabaje con un PAC autorizado.
Los datos del cliente que pide CFDI 4.0
- Nombre o razón social, tal como aparece en su Constancia de Situación Fiscal
- RFC
- Código postal de su domicilio fiscal
- Régimen fiscal
- Uso del CFDI
La causa más común de rechazo al timbrar es que el nombre o el código postal no coinciden exactamente con la constancia. Pídele a tu cliente su constancia actualizada antes de facturar.
Paso a paso para emitir la factura
- Captura los datos del cliente (o elígelo si ya está registrado).
- Agrega los conceptos: descripción, cantidad, precio unitario y la clave de producto o servicio del catálogo del SAT.
- Define los impuestos que aplican (IVA, retenciones si corresponden).
- Elige forma y método de pago:
- PUE (pago en una sola exhibición) si ya te pagaron o te pagan en el mismo mes.
- PPD (pago en parcialidades o diferido) si te pagarán después. En ese caso tendrás que emitir un complemento de pago cuando recibas el dinero.
- Revisa y timbra. Un buen sistema valida los datos antes de timbrar para evitar rechazos.
- Envía PDF y XML a tu cliente. El XML es el documento fiscal; el PDF es su representación impresa.
Errores comunes
- Nombre del cliente con abreviaturas distintas a la constancia.
- Código postal equivocado.
- Usar PUE cuando el pago llegará después (y luego no saber cómo registrar el cobro).
- Olvidar el complemento de pago en facturas PPD.
Cuando ya facturas seguido
- Facturas recurrentes: si facturas lo mismo cada mes, configúralo una vez.
- Facturación por lote: si emites muchas facturas iguales, hazlo en un solo paso.
- Envío automático: que el cliente reciba PDF y XML al timbrar.
Actiun timbra CFDI 4.0 con PAC autorizado, valida antes de timbrar, envía PDF y XML por correo y permite facturas recurrentes y por lote. Más sobre el pago diferido en nuestra guía de complemento de pago.
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